什么是ISO體系

ISO體系是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織為促進(jìn)國際間的合作和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，按照一定程序發(fā)布的一系列標(biāo)準(zhǔn)的總稱。

ISO文件管理的困境

審核不規(guī)范

剛通過認(rèn)證時(shí)情況良好，但隨著時(shí)間推移和人員變動(dòng)，經(jīng)常出現(xiàn)編審不按流程規(guī)范而導(dǎo)致失控的情況。

版本混亂

新版本發(fā)放后舊版本回收困難，工作量繁雜，經(jīng)常出現(xiàn)新舊版本同存的狀況，造成不必要的損失。

查詢困難

隨著文件增多，如何快速調(diào)閱是比較困難的事，而且文件還需要關(guān)聯(lián)許多其他文檔，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

無法及時(shí)發(fā)放

經(jīng)常發(fā)生不能及時(shí)發(fā)放的現(xiàn)象，或者由于缺乏及時(shí)的通知或工作遺漏，造成發(fā)放后的接收不及時(shí)。

解決方案 – ISO文控管理

管控流程

遵循ISO體系文控管理的標(biāo)準(zhǔn)，提供強(qiáng)大的流程管理和文件全生命周期管理，使用電子化流程規(guī)范ISO文件的內(nèi)控過程。

  • 規(guī)范了ISO文件的編制、修改、審核、分發(fā)、收回、借閱、銷毀等的全過程

  • 支持流程定制，根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求，調(diào)整或修改流程

  • 多級(jí)流程策略設(shè)置，對(duì)不同的文件分類設(shè)置不同的審批流程

  • 支持串簽、并簽、會(huì)簽等多種流程形式

編制審批

  • 表單靈活性高，可自定義審批節(jié)點(diǎn)、審批負(fù)責(zé)人
  • 支持表單自定義，可定義表單的字段等內(nèi)容
  • 支持自定義審批模塊，步驟、審批人員都可靈活設(shè)置
  • 支持手機(jī)微信、釘釘推送審批消息，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公

分發(fā)收回

  • 支持電子分發(fā)、紙質(zhì)分發(fā)等多種模式
  • 電子分發(fā)可限定分發(fā)期限，過期失效
  • 通過流程控制收回電子文檔和紙質(zhì)文檔
  • 詳細(xì)記錄所有分發(fā)、收回操作

回顧

  • 對(duì)受控文件設(shè)置提醒，定期回顧
  • 回顧文件通過審批后，可延期使用
  • 回顧文件通過審批后，可處理文件過期
  • 回顧文件通過審批后，確認(rèn)文件需要修改，讓文件失效

借閱

  • 由用戶自主填寫表單發(fā)起借閱申請(qǐng)
  • 在線查看、打印PDF、下載PDF、打印原件、下載原件
  • 限時(shí)查看，超過借閱期限自動(dòng)收回
  • 實(shí)體文件借閱：查看原件、借用復(fù)印件、借用原件

廢止

  • 可自定義文件的廢止日期，到期自動(dòng)廢止
  • 文件廢止申請(qǐng)通過后，系統(tǒng)發(fā)送消息給知會(huì)人員
  • 通過廢止審批的文件自動(dòng)加上已失效標(biāo)簽
  • 廢止文件自動(dòng)存檔到指定位置

意見處理

  • 提交表單，就具體文件提出處理意見
  • 文件管理員根據(jù)實(shí)際情況，決定采納或拒絕該則處理意見
  • 意見的提出、采納、拒絕通過表單規(guī)范化跟蹤
  • 系統(tǒng)自動(dòng)記錄意見的處理結(jié)果

文件庫存儲(chǔ)

文件分類存放，結(jié)合屬性擴(kuò)展、全文搜索、權(quán)限控制、版本管理等功能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

  • 按文件夾導(dǎo)航有序存放各類入庫文件

  • 采用編號(hào)規(guī)則自動(dòng)生成編號(hào)，并支持編號(hào)規(guī)則定制

  • 全文搜索配合權(quán)限控制，在快速調(diào)閱文件的同時(shí)保證文件安全性

  • 版本管理保證調(diào)閱的都是最新版的文件，同時(shí)又能追溯歷史版本

直接分發(fā)到工位

全稱電子化處理，減少人工，降低泄密風(fēng)險(xiǎn)。

  • 事先設(shè)定推送時(shí)間及推送文檔內(nèi)容，無須手工分發(fā)簽收

  • 無須全文檔分發(fā)，設(shè)置工位對(duì)應(yīng)頁碼，僅分發(fā)部分頁面內(nèi)容

  • 生產(chǎn)完成系統(tǒng)自動(dòng)收回

  • 電子化管理，減少人工，降低泄密風(fēng)險(xiǎn)

統(tǒng)計(jì)報(bào)表

各位統(tǒng)計(jì)報(bào)表展示、導(dǎo)出，支持?jǐn)U展和定制。

  • 借閱信息統(tǒng)計(jì)：歷史借閱信息、未批準(zhǔn)借閱、未歸還借閱、逾期未還借閱

  • 文件報(bào)表統(tǒng)計(jì)：每個(gè)文件夾文件數(shù)、借出數(shù)、逾期未歸還數(shù)

  • 實(shí)體文件借出統(tǒng)計(jì)：全部借出的實(shí)體文件、逾期未歸還的文件

  • 文件分發(fā)待簽統(tǒng)計(jì)、收回待簽統(tǒng)計(jì)

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